Tìm kiếm tại đây

kenhnews

tin tức mới nhất

MS Word – Bài 5: Định dạng tài liệu

Sau khi soạn thảo tài liệu, việc sửa định dạng văn bản là cần thiết và quan trọng. Định dạng tài liệu giúp tài liệu tuân theo các quy tắc và tiêu chuẩn bố cục của từng nội dung hơn. Mỗi đoạn văn bản đều có những tính chất riêng, phong cách định dạng riêng để mang lại tính chuyên nghiệp và tính nghệ thuật cho văn bản. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn cách định dạng văn bản Word.

1. Căn chỉnh, kích thước cho tài liệu Word

Bước 1:

Để căn chỉnh văn bản, trước tiên bạn cần chuyển đổi kích thước sang cm. Cách thực hiện tham khảo bài viết Hướng dẫn cách chuyển Inch sang cm trên Word 2007.

Tỉ lệ căn lề chuẩn trong Word theo khổ giấy A4 theo định dạng chuẩn là:

  • Lề trên cùng được căn chỉnh trong khoảng từ 2 đến 2,5 cm.
  • Lề dưới cùng (Bottom) được căn từ 2 đến 2,5 cm.
  • Với lề trái (Left) cách mép trái từ 3 đến 3,5 cm.
  • Lề phải (Right) căn lề từ 1,5 – 2 cm.

Trong Bố cục trang phần người dùng nhấp vào tiếp theo biểu tượng mũi tên trong Thiết lập trang để tiến hành thiết lập trang.

Nhấp vào Thiết lập Trang

Bước 2:

Hiển thị giao diện để chúng ta chỉnh lề cho tài liệu. Trong Tab lề Sẽ có các mục điều chỉnh bên dưới.

  • Top: Căn chỉnh đầu
  • Bottom: Căn chỉnh dưới cùng
  • Trái: Căn trái
  • Right: Căn phải.

Người dùng chỉ cần nhập đúng kích thước theo lề tiêu chuẩn của khổ giấy A4.

Trong Định hướng sẽ điều chỉnh văn bản sang định dạng ngang hoặc dọc. Nếu bạn sử dụng Portrait, giấy sẽ chuyển sang khổ dọc, nếu bạn nhấn Landscape, giấy sẽ chuyển sang khổ ngang.

Nhập kích thước ký quỹ

2. Định dạng Phông chữ trong Word

1. Định dạng Phông chữ với Tài liệu Mới

Khi tiến hành định dạng phông chữ, có nhiều lựa chọn khác như thay đổi kiểu chữ, phông chữ, cỡ chữ, màu chữ, in nghiêng, in đậm.

Trong tab Trang chủ, chúng tôi nhìn xuống Nhóm phông chữ sau đó nhấn biểu tượng mũi tên. Hiển thị giao diện điều chỉnh phông chữ trong tài liệu. Tại đây bạn sẽ có các mục để thay đổi định dạng cho nội dung. Với kiểu điều chỉnh phông chữ đơn giản, người dùng có thể thực hiện thay đổi trực tiếp tại tab Trang chủ của nhóm Phông chữ. Bên dưới phần Xem trước sẽ cho bạn thấy nội dung sẽ được hiển thị như thế nào.

Điều chỉnh kích thước phông chữ

Trong khi soạn thảo, thay vì phải thay đổi font liên tục, chúng ta nên đặt font mặc định để áp dụng cho phiên Word đang làm việc và những lần tiếp theo. Để đặt phông chữ mặc định, bạn đọc làm theo hướng dẫn để đặt phông chữ mặc định trong Microsoft Word.

Một số phím tắt thông dụng để điều chỉnh định dạng phông chữ trong tài liệu Word.

  • Đánh dấu văn bản và nhấn Ctrl + B: in đậm.
  • Ctrl + D: Mở hộp thoại định dạng phông chữ.
  • Đánh dấu đoạn văn bản và nhấn Ctrl + I: in nghiêng.
  • Đánh dấu văn bản và nhấn Ctrl + U: gạch chân.
  • Đánh dấu đoạn văn bản và nhấn Ctrl + Shift +>: tăng kích thước văn bản.
  • Đánh dấu văn bản và nhấn Ctrl + Shift + <: giảm kích thước văn bản.

Ngoài ra, có một số phím tắt cần thiết trong Word mà bạn cũng nên nắm rõ, hãy đọc bài viết Những phím tắt trong Word vô giá khi xử lý văn bản.

2. Điều chỉnh khoảng cách từ trong Word

Chúng ta cũng mở giao diện phần Font rồi chọn Tab Khoảng cách ký tự thành lập. Trong phần Spacing sẽ có 3 tùy chọn để điều chỉnh khoảng cách giữa các chữ cái trong văn bản.

  • Bình thường: Điều chỉnh khoảng cách bình thường.
  • Đã mở rộng: Điều chỉnh khoảng cách rộng hơn bình thường;
  • Thu hẹp khoảng cách giữa các chữ cái.
  • Bằng cách: Nhập các giá trị để bạn lựa chọn và tùy chỉnh cho phù hợp.

Điều chỉnh khoảng cách giữa các chữ cái

3. Định dạng Sao chép Định dạng Word Painter

Format Painter sẽ sao chép định dạng từ vùng văn bản này sang vùng văn bản. Trong trường hợp tài liệu của bạn có nhiều vùng cùng định dạng thì bạn nên sử dụng công cụ này.

Đầu tiên đánh dấu vùng văn bản được định dạng tiêu chuẩn và sau đó nhấp vào tab Trang đầu, chọn Định dạng biểu tượng bút vẽ Họa sĩ. Sau đó nó sẽ hiển thị biểu tượng bút lông để chúng ta bôi đen vùng văn bản cần định dạng.

Công cụ sao chép định dạng

Vùng nội dung kết quả sẽ có cùng định dạng với vùng văn bản trước đó.

Nếu chúng ta muốn sao chép định dạng cho nhiều đoạn văn, chúng ta cũng đánh dấu đoạn định dạng đó rồi bấm đúp vào biểu tượng bút vẽ. Sau đó đánh dấu văn bản cần giống với định dạng đã sao chép. Nhấn Esc để dừng quá trình sao chép.

Tạo nhiều đoạn văn với cùng một định dạng

Vậy là bạn đã biết cách chỉnh định dạng cho toàn bộ file Word. Văn bản sau khi định dạng sẽ tuân theo một bố cục thống nhất, chuẩn mực, tạo sự thống nhất cho toàn bộ nội dung. Định dạng đoạn văn sẽ có một số nội dung khác với định dạng cho toàn bộ tệp.

Bài tiếp theo: MS Word 2007 – Bài 6: Định dạng đoạn văn

Chúc bạn thành công!